วิธีประเมินและเลือก Healthcare Logistics Partner ใน 6 ขั้นตอน: จาก RFP ถึงวันเซ็นสัญญา

บทความนี้เหมาะสำหรับทีมจัดซื้อ ผู้บริหารฝ่ายการเงิน และผู้ดูแลซัพพลายเชนในองค์กร Healthcare ที่กำลังมองหา Healthcare Logistics Partner สำหรับขนส่งหรือจัดเก็บยา เวชภัณฑ์ เครื่องมือแพทย์ และสินค้าควบคุมอุณหภูมิ โดยเฉพาะองค์กรที่อยู่ระหว่างการออก RFP เปรียบเทียบ Vendor เพื่อเปลี่ยนผู้ให้บริการรายใหม่ หรือเตรียมเซ็นสัญญาระยะยาว

เพราะในวงการ Healthcare Logistics การเลือกผู้ให้บริการขนส่งและคลังสินค้าไม่ควรตัดสินจากราคาต่อเที่ยวเพียงอย่างเดียว เพราะสินค้าที่เกี่ยวข้องกับยา เวชภัณฑ์ เครื่องมือแพทย์ หรือสินค้าควบคุมอุณหภูมิ มีเงื่อนไขด้านคุณภาพที่ละเอียดกว่าสินค้าทั่วไป หากระบบจัดเก็บ ขนส่ง หรือติดตามอุณหภูมิไม่รัดกุม ความเสียหายอาจกระทบทั้งต้นทุน การส่งมอบ ความน่าเชื่อถือ และการตรวจสอบย้อนหลังขององค์กร

แต่สิ่งที่ทำให้การเลือก Healthcare Logistics Partner ยากขึ้น คือ ผู้ให้บริการหลายรายดูคล้ายกันในเอกสาร RFP แต่หลัก ๆ จะมีวิธีการทำงานต่างกันมาก ตั้งแต่มาตรฐาน ระบบควบคุมอุณหภูมิ ความเข้าใจในสินค้า Healthcare ไปจนถึงเงื่อนไขความรับผิดชอบเมื่อเกิดปัญหา โดยเฉพาะกลุ่มสินค้าควบคุมอุณหภูมิ ซึ่งมีข้อมูลอ้างอิงจาก IQVIA ปี 2019 ระบุว่า สินค้ากลุ่มนี้อาจเสียหายหรือเสื่อมคุณภาพระหว่างการกระจายสินค้าได้มากถึง 20%

6 วิธีในการประเมินและเลือก Healthcare Logistics Partner

ก่อนจะออก RFP หรือเข้าสู่ขั้นตอนเจรจาสัญญา องค์กรควรมีกรอบประเมินที่ชัดเจน เพื่อแยกให้ออกว่า Vendor รายใด "ราคาดี" และ "พร้อมดูแลงานจริง" เพราะการเลือกผิดตั้งแต่แรก มักแพงกว่าการเลือกใหม่เสมอ โดย 6 ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องเปลี่ยน Vendor ซ้ำอีก

ขั้นตอนที่ 1: Define Requirement ให้ชัดก่อนเริ่มหา Vendor

ก่อนส่งงานให้ผู้ให้บริการเสนอราคา ควรกำหนด Requirement ให้ชัด เพราะถ้าขอบเขตงานยังไม่ชัด ข้อเสนอที่ได้รับจะเปรียบเทียบกันได้ยาก และอาจจบด้วยการเลือก Vendor ที่ดูดีในราคา แต่ไม่ตอบโจทย์งานจริง โดยสิ่งที่ควรระบุให้ครบ ได้แก่

• Temperature Zones ที่ต้องการ สินค้าแต่ละกลุ่มต้องการเงื่อนไขไม่เหมือนกัน เช่น 2–8°C สำหรับสินค้าที่ไวต่อความร้อนสูง, 15–25°C สำหรับยาหรือเวชภัณฑ์บางประเภท หรือควบคุมอุณหภูมิไม่เกิน 30°C สำหรับสินค้าที่ต้องป้องกันความร้อนสะสม

• Volume จำนวนเที่ยวต่อเดือน ปริมาณสินค้าเฉลี่ย ขนาดกล่องหรือพาเลท ความถี่ในการจัดส่ง และช่วงที่มี Peak Demand เช่น รอบเติมสต็อกโรงพยาบาล การกระจายยา หรือการส่งสินค้าเร่งด่วน

• Geographies ต้องรู้ว่างานครอบคลุมแค่กรุงเทพฯ ปริมณฑล ต่างจังหวัด หรือทั่วประเทศ เพราะพื้นที่ส่งผลต่อทั้งต้นทุน SLA จำนวนรถสำรอง และแผนรับมือเมื่อเกิดเหตุหน้างาน

• SLA ที่ยอมรับได้ ส่งตรงเวลาต้องได้กี่เปอร์เซ็นต์ แจ้งเหตุผิดปกติภายในกี่นาที ต้องมี Report อุณหภูมิแบบ Real-time หรือรายงานย้อนหลังรูปแบบใดบ้าง

ขั้นตอนที่ 2: Shortlist ด้วยเกณฑ์กรองเบื้องต้น

ขั้นตอนต่อมาคือการทำ Shortlist เพื่อคัดผู้ให้บริการที่มีคุณสมบัติพื้นฐานครบก่อนเข้าสู่ RFP เพราะงาน Healthcare Logistics ไม่ควรเริ่มจากการเทียบราคาเพียงอย่างเดียว แต่ควรดูว่า Vendor รายใดมีมาตรฐานและประสบการณ์มากพอ

• มีมาตรฐาน GSDP Certificate GSDP เป็นเกณฑ์สำคัญสำหรับงานจัดเก็บและกระจายสินค้า Healthcare โดยเฉพาะยา เวชภัณฑ์ และสินค้าที่ต้องควบคุมคุณภาพตลอดเส้นทาง หาก Vendor ไม่มีมาตรฐานนี้ตั้งแต่ต้น ควรพิจารณาให้รอบคอบ

• มี ISO 9001 ISO 9001 ช่วยสะท้อนว่าผู้ให้บริการมีระบบบริหารคุณภาพ มีขั้นตอนการทำงานที่ตรวจสอบได้ และควบคุมมาตรฐานบริการให้สม่ำเสมอ ไม่ใช่อาศัยประสบการณ์เฉพาะบุคคลเพียงอย่างเดียว

• มี Reference จากโรงพยาบาลชั้นนำ Reference จากโรงพยาบาลชั้นนำเป็นหลักฐานว่า Vendor เคยดูแลงานที่มีข้อกำหนดสูงมาก่อน ทั้งการควบคุมอุณหภูมิ เอกสารส่งมอบ ความตรงเวลา และการจัดการเหตุผิดปกติระหว่างขนส่ง

ขั้นตอนที่ 3: RFP ควรถามอะไรบ้าง

เมื่อคัด Shortlist แล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการส่ง RFP ให้ผู้ให้บริการตอบกลับอย่างเป็นระบบ และต้องมีคำถามให้เห็นว่า Vendor ควบคุมคุณภาพและรับมือความเสี่ยงได้จริงหรือไม่

• Temperature Monitoring System มีระบบติดตามอุณหภูมิแบบ Real-time หรือไม่ ตรวจสอบย้อนหลังได้ไหม มี Alarm เมื่ออุณหภูมิผิดปกติหรือเปล่า และใครรับผิดชอบเมื่อเกิด Alert เพราะข้อมูลอุณหภูมิเป็นหลักฐานสำคัญอย่างมาก

• Excursion Protocol เมื่ออุณหภูมิหลุดจากช่วงที่กำหนด Vendor จะแจ้งใครภายในกี่นาที แยกหรือกักกันสินค้าอย่างไร บันทึกเหตุการณ์แบบไหน และมีวิธีป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำหรือไม่

• Insurance Coverage ขอรายละเอียดวงเงินประกัน ประเภทสินค้าที่คุ้มครอง เงื่อนไขการเคลม และข้อยกเว้น โดยเฉพาะสินค้ามูลค่าสูงหรือสินค้าที่ต้องควบคุมอุณหภูมิ

• Fleet Details ถามรายละเอียดประเภทรถขนส่ง ระบบทำความเย็น อายุรถ แผนบำรุงรักษา อุปกรณ์ติดตามอุณหภูมิ การทดสอบ และรถสำรองกรณีรถหลักมีปัญหา

ขั้นตอนที่ 4: Site Visit Checklist สิ่งที่ต้องดูเมื่อไปดูคลังสินค้าและรถขนส่ง

ก่อนตัดสินใจเลือก Healthcare Logistics Partner ควรมี Site Visit เพื่อดูคลังสินค้า รถขนส่ง และขั้นตอนการทำงานจริง ไม่ใช่ประเมินจากเอกสารหรือใบเสนอราคาเพียงอย่างเดียว โดยสิ่งที่ควรตรวจสอบ ได้แก่

• การแบ่งพื้นที่ตาม Temperature Zone ตรวจว่าคลังสินค้ามีการแยกพื้นที่ตามช่วงอุณหภูมิที่เหมาะสมกับสินค้าแต่ละประเภทหรือไม่

• พื้นที่กักกันสินค้าและสินค้ารอการตรวจสอบ ดูว่ามีพื้นที่สำหรับ Quarantine สินค้าที่มีปัญหาได้ชัดเจน เพื่อป้องกันการปะปนกับสินค้าปกติ

• ระบบติดตามและบันทึกอุณหภูมิ ตรวจว่ามี Data Logger, Sensor หรือระบบ Monitoring สำหรับบันทึกอุณหภูมิ และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้จริง

• ระบบแจ้งเตือนเมื่ออุณหภูมิผิดปกติ ควรมี Alarm หรือขั้นตอนแจ้งเตือนเมื่อเกิด Temperature Excursion พร้อมระบุผู้รับผิดชอบ

• ขั้นตอนโหลดสินค้าและส่งมอบสินค้า ตรวจสอบวิธีโหลดสินค้า ระยะเวลาที่สินค้าอยู่นอกพื้นที่ควบคุมอุณหภูมิ และการจัดการเอกสารส่งมอบ

• สภาพรถขนส่งและระบบทำความเย็น ดูความพร้อมของรถขนส่ง อายุรถ ระบบทำความเย็น และอุปกรณ์ติดตามอุณหภูมิภายในตู้ขนส่ง

ขั้นตอนที่ 5: Pilot Run วิธีทดสอบก่อนผูกสัญญาระยะยาว

ก่อนเซ็นสัญญาระยะยาว ควรมี Pilot Run เพื่อทดสอบว่า Vendor ทำงานได้ตามเงื่อนไขจริงหรือไม่ ระหว่าง Pilot Run ควรประเมินทั้ง On-time Delivery, Temperature Compliance, Response Time เมื่อเกิดปัญหาเอกสารไม่ครบ และ Feedback จากปลายทาง หากพบข้อบกพร่อง Vendor ต้องอธิบายสาเหตุและเสนอวิธีแก้ไขที่ชัดเจน

แนวทางของ CET Healthcare Logistics ซึ่งดำเนินงานภายใต้มาตรฐาน GSDP และ ISO 9001:2015 จะเริ่มจากการคุยเงื่อนไขและ SOP ร่วมกันก่อน จากนั้นจึงทดลองวิ่งจริงประมาณ 2 เดือน หากทำตาม SOP ได้ต่อเนื่อง จึงค่อยพิจารณาผูกสัญญาระยะยาว แต่ถ้าทดลองวิ่งแล้วไม่สามารถทำตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้ได้ ควรตัดออกตั้งแต่ขั้นตอนนี้ เพื่อลดความเสี่ยงหลังเริ่มงานจริง

ขั้นตอนที่ 6: Contract Essentials สิ่งที่ต้องมีในสัญญา

ขั้นตอนสุดท้ายคือการตรวจสัญญาให้ละเอียด โดยสิ่งที่ต้องระบุในสัญญา มีดังนี้

• SLA ที่วัดผลได้ ระบุอัตราการส่งตรงเวลา ช่วงอุณหภูมิที่ต้องควบคุม ระยะเวลาการแจ้งเหตุ รูปแบบรายงาน และความถี่ในการส่งข้อมูล

• Penalty Clause ควรกำหนดบทลงโทษเมื่อ Vendor ไม่ทำตาม SLA เช่น ส่งล่าช้า รายงานไม่ครบ หรือเกิด Temperature Excursion จากความผิดพลาดของผู้ให้บริการ

• Data Ownership ข้อมูลอุณหภูมิ เส้นทาง รายงานการส่งมอบ Lot Number วันหมดอายุ และเอกสารที่เกี่ยวข้อง ระบุว่าใครเป็นเจ้าของข้อมูล เข้าถึงได้อย่างไร

• Exit Terms ควรมีเงื่อนไขการยกเลิกสัญญา ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า การส่งต่อข้อมูล และแผนเปลี่ยนผ่านไปยัง Vendor รายใหม่

สรุป: เลือก Healthcare Logistics Partner ให้ดีตั้งแต่ต้น ลดความเสี่ยงระยะยาว

การเลือก Healthcare Logistics Partner ที่เหมาะสม ต้องดูให้ครบทั้งมาตรฐาน GSDP Certificate, ISO 9001, Reference จากโรงพยาบาลชั้นนำ ระบบติดตามอุณหภูมิ ความพร้อมของรถและคลังสินค้า รวมถึงเงื่อนไขในสัญญาที่ตรวจสอบได้จริง หากวางกรอบประเมินอย่างรอบคอบ ก็จะช่วยลดความเสี่ยงเรื่องคุณภาพสินค้า การส่งมอบ และต้นทุนแฝงในระยะยาว

หากต้องการ RFP Template สำหรับ Healthcare Logistics ฟรี ติดต่อ CET Healthcare Logistics เพื่อปรึกษาแนวทางการจัดเก็บ ขนส่ง และกระจายสินค้า Healthcare ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ

ติดต่อเรา