จดหมายจาก CET Healthcare Logistics ถึงฝ่ายจัดซื้อโรงพยาบาล: สิ่งที่เราอยากบอกมานาน แต่ไม่มีโอกาส

การจัดซื้อบริการขนส่งยา เวชภัณฑ์ หรือสินค้าที่ต้องควบคุมอุณหภูมิสำหรับโรงพยาบาล ไม่ได้จบแค่การเปรียบเทียบราคา หรือเลือกผู้ให้บริการที่เสนอเงื่อนไขดีที่สุดเท่านั้น เพราะในงานจริงยังมีรายละเอียดอื่น ๆ ที่ส่งผลต่อคุณภาพสินค้าโดยตรง ทั้งอุณหภูมิระหว่างทาง เอกสารรับรอง และขั้นตอนรับมอบ

เราเข้าใจดีว่าฝ่ายจัดซื้อโรงพยาบาลต้องทำงานภายใต้ข้อจำกัดหลายด้าน ทั้งเวลา งบประมาณ เอกสาร และความเร่งด่วนของแต่ละเคส บทความนี้จึงอยากพูดถึง 7 ประเด็นที่พบได้บ่อย เพื่อช่วยให้การเลือก Logistics Vendor ตรวจสอบได้มากขึ้น และรับมอบสินค้าได้มั่นใจขึ้น

7 ประเด็นที่ CET Healthcare Logistics อยากฝากถึงฝ่ายจัดซื้อโรงพยาบาล

ในฐานะผู้ให้บริการ Cold Chain Logistics ที่ทำงานกับสถานพยาบาลมาหลายปี เรามีหลายเรื่องที่อยากพูดกับฝ่ายจัดซื้อโรงพยาบาลอย่างตรงไปตรงมา และนี่คือ 7 เรื่องที่เราอยากฝากถึง

1. รับยาโดยไม่ขอ Temperature Log

หลายครั้งเวลาสินค้ามาถึงปลายทาง สิ่งแรกที่ทุกคนเห็นคือสภาพกล่องหรือความเรียบร้อยตอนรับมอบ แต่สำหรับงานขนส่งยา เวชภัณฑ์ และสินค้าควบคุมอุณหภูมิ สิ่งที่เกิดขึ้น "ระหว่างทาง" สำคัญมาก หากเคยมีอุณหภูมิออกนอกช่วงที่กำหนด แต่ไม่มีข้อมูลบันทึกไว้ ฝ่ายรับสินค้าก็อาจไม่รู้จากภายนอก

Temperature Log จึงควรถูกขอและตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่เอกสารที่ถามหาเฉพาะตอนมีปัญหาหลังยาไม่ออกฤทธิ์แล้ว เพราะข้อมูลนี้ช่วยตอบคำถามสำคัญได้ว่า สินค้าอยู่ในอุณหภูมิที่เหมาะสมตลอดเส้นทางหรือไม่ และช่วยให้ผู้รับสินค้าเซ็นรับมอบได้อย่างมั่นใจ

2. คิดว่า GSDP คือใบรับรอง ไม่ใช่วิธีทำงาน

"มีใบ GSDP ไหม?" เป็นคำถามที่ฝ่ายจัดซื้อโรงพยาบาลคุ้นเคยอยู่แล้ว แต่เรื่องที่เราอยากให้เข้าใจ คือ SOP หรือ Standard Operating Procedure ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐานสากลเป็นอย่างไร เพราะจะได้รู้ว่าขั้นตอนการปฏิบัติงานจริงเป็นอย่างไร ทีมขนส่งทำงานตามมาตรฐานหรือไม่ และมีวิธีรับมือเมื่อเกิดเหตุผิดปกติชัดเจนแค่ไหน

คำว่า GSDP เป็นมากกว่าใบรับรอง เพราะสะท้อนถึงวิธีหรือขั้นตอนการทำงานของผู้ให้บริการ ตั้งแต่การรับสินค้า การควบคุมอุณหภูมิ การบันทึกข้อมูล ไปจนถึงการส่งมอบปลายทาง

3. เลือก Logistics โดยดูแค่ราคา

ราคาเป็นปัจจัยที่ต้องดู ไม่มีใครบอกว่าไม่สำคัญ แต่จากประสบการณ์ที่เจอมา งานขนส่งยาที่เลือกแค่ Quote ต่ำสุดมักมีคำถามตามมาทีหลังเสมอ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องระบบควบคุมอุณหภูมิว่ามีจริงไหม มี Temperature Log ให้ตรวจสอบได้ไหม หรือทีมงานเข้าใจ Cold Chain Product จริงหรือเปล่า

สิ่งที่เราเห็นจากหน้างานคือผู้ให้บริการที่ดีไม่ได้แข่งแค่เรื่องราคา แต่บอกได้ชัดว่าระบบอุณหภูมิครอบคลุมตลอดเส้นทางยังไง มี Temperature Log ให้ย้อนดูได้จริง และถ้าเกิดปัญหาระหว่างทางมีแผนรองรับอะไรบ้าง การถามคำถามพวกนี้ก่อนตัดสินใจช่วยลดความเสี่ยงได้มากกว่าการดูแค่ตัวเลขในใบเสนอราคา

4. ไม่มี Plan เมื่อเกิด Temperature Excursion

ก่อนเริ่มงานขนส่งยา เวชภัณฑ์ หรือสินค้าควบคุมอุณหภูมิ ควรมี Plan เกี่ยวกับ Temperature Excursion ให้ชัดเจน เช่น ใครเป็นผู้แจ้ง ใครเป็นผู้รับข้อมูล สินค้าต้อง Quarantine ไว้ก่อนหรือไม่ และต้องใช้ข้อมูลใดประกอบการตัดสินใจ

หากไม่มี Plan รองรับ เมื่อเกิดเหตุจริง ภาระในการตัดสินใจอาจไปตกอยู่ที่ฝ่ายจัดซื้อหรือทีมรับสินค้า ทั้งที่ควรมีข้อมูลและขั้นตอนรองรับไว้ตั้งแต่ต้น เพื่อช่วยลดความสับสนหน้างาน

5. สั่งยาฉุกเฉินซ้ำ ๆ แทนที่จะวางแผน

การสั่งยาด่วนเกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะในโรงพยาบาลที่ความต้องการเปลี่ยนเร็ว แต่จากประสบการณ์ที่เจอมา Order ด่วนซ้ำ ๆ โดยเฉพาะช่วงวันหยุดยาวหรือช่วงที่ประสานงานยาก คือสัญญาณที่บอกว่าน่าจะมีจุดไหนในกระบวนการวางแผนที่ยังติดขัดอยู่ และยิ่งด่วนมากเท่าไหร่ ความเสี่ยงที่ Cold Chain จะมีปัญหาระหว่างทางก็ยิ่งสูงขึ้นด้วย

สิ่งที่เราเห็นจากหน้างานคือยาบางรายการที่ถูกสั่งด่วนซ้ำ ๆ มักแก้ได้ด้วยการปรับรอบส่งให้เหมาะกับการใช้จริง หรือแค่แจ้งข้อมูลให้ครบก่อนวันหยุดยาว การวางแผนล่วงหน้าเล็กน้อยช่วยลดทั้งความเสี่ยงและความวุ่นวายได้มากกว่าที่คิด

6. ไม่เช็คว่า Certificate ยัง Valid ไหม

ผู้ให้บริการบางรายอาจเคยมี Certificate หรือเคยผ่านการพิจารณาเป็น Vendor มาก่อน ทำให้เอกสารถูกมองว่า "ยังใช้ได้" โดยไม่ได้เช็คซ้ำ แต่ใบรับรอง GSDP หรือ ISO มีอายุและเงื่อนไขของมัน

ฝ่ายจัดซื้อควรตรวจสอบว่า Certificate ยัง Valid อยู่ไหม หมดอายุหรือยัง และครอบคลุมบริการที่กำลังจะใช้งานจริงหรือไม่ โดยเฉพาะกรณีที่ใช้ Vendor เดิมต่อเนื่องมานาน

7. ส่งคนอื่นมารับของโดยไม่แจ้งล่วงหน้า

การเปลี่ยน "คนรับของ" แทนอาจดูเหมือนเรื่องเล็ก แต่สำหรับสินค้าทางการแพทย์และสินค้าที่ต้องควบคุมอุณหภูมิ มีผลกระทบมากกว่าที่คิด เพราะหากสถานพยาบาลส่ง "คนมารับแทน" โดยไม่แจ้งล่วงหน้า ทีมขนส่งอาจยืนยันไม่ได้ชัดว่าผู้รับมีสิทธิ์รับของหรือไม่ และต้องส่งมอบเอกสารให้ใคร

เราจึงให้ความสำคัญกับ "ยืนยันตัวผู้รับ" ก่อนส่งมอบเสมอ เพราะช่วยป้องกันข้อผิดพลาด ลดโอกาสส่งมอบคลาดเคลื่อน และสามารถตรวจสอบได้ชัดเจน

สิ่งที่ CET อยากให้ถามก่อนเลือก Logistics Vendor

ก่อนตัดสินใจเลือก Logistics Vendor เพื่อขนส่งยา เวชภัณฑ์ หรือสินค้าที่ต้องควบคุมอุณหภูมิ ทีม CET Medical อยากให้ฝ่ายจัดซื้อโรงพยาบาลลองใช้ข้อมูลสั้น ๆ ในการประกอบพิจารณาดังนี้

• มี Temperature Log ให้ตรวจสอบหรือไม่ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าสินค้าอยู่ในช่วงอุณหภูมิที่กำหนดตลอดการขนส่ง

• GSDP หรือ Certificate ยัง Valid อยู่หรือไม่ ใบรับรองควรเป็นข้อมูลปัจจุบัน และสถานะต้องสอดคล้องกับบริการที่กำลังจะใช้งานจริง

• มี Plan เมื่อเกิด Temperature Excursion หรือไม่ หากอุณหภูมิออกนอก Range ควรรู้ตั้งแต่ต้นว่าจะต้องแจ้งใคร สินค้าต้องถูกพักหรือแยกตรวจสอบหรือไม่

• ขั้นตอนรับ–ส่งมอบชัดเจนหรือไม่ หากมีการเปลี่ยนผู้รับสินค้า หากต้องส่งคนอื่นมารับของแทน ควรแจ้งล่วงหน้า เพื่อให้เอกสารและข้อมูลสำคัญไม่คลาดเคลื่อน

หากโรงพยาบาลของคุณกำลังมองหาผู้ให้บริการขนส่งยา เวชภัณฑ์ หรือสินค้าควบคุมอุณหภูมิ ทีม CET Medical พร้อมพูดคุยและให้คำปรึกษา

อยากคุยตรง ๆ กับทีม CET Healthcare Logistics หรือเปล่า เราพร้อมให้คำปรึกษา

ติดต่อเรา